האם המחשב הוא שוטר?

מערכות ומאגרי מידע מאפשרים לנו לנהל את המידע הארגוני או הפרטי בצורה יעילה, נוחה ונגישה.
ככל שנשכיל להקפיד על איכות המידע הנאגר, כך נוכל להפיק משמעויות נכונות יותר ולבצע תכנון מדויק יותר לעתיד.

אחד הצעדים המשמעותיים בתחום מערכות המידע הניהוליות הוא המעבר מטופס ידני להזנה ממוכנת, הערך המוסף נמצא, בין השאר, ביכולת הסינון של מידע לא מדויק. אט-אט הפכנו את המחשב מגולם לשוטר, ועולה השאלה – האם לא האצלנו לו יותר מדי סמכויות.

תיעוד מול תכנון

כשניגשים לתכנן מערכת מידע, צריך להבחין בין תיעוד מידע על מאורע שהתרחש, לבין מילוי פרטים או הזנת מידע כחלק מתהליך או בקשה למשהו עתידי.

ניקח לדוגמא מערכת שמטפלת בנושא הנוכחות וההעדרות בעבודה – זו מערכת שיש בה רישום שעות נוכחות ("העברת שעון") וגם רישום בקשות לחופשה וניהול מגבלות על שעות העבודה כפועל יוצא מחוזה ההעסקה והחוק.

מבחינת תיעוד המציאות – המערכת צריכה לתעד כל פעם שהעובד מעביר את כרטיס הנוכחות שלו בשעון, גם אם מדובר ביום שאינו יום עבודה (שבת, חג) וגם בשעות לא שגרתיות. יחד עם זאת – מנגנון חישוב הנוכחות והשכר צריך להתעלם או להציף כחריג את כל הדיווחים שלא עולים בקנה אחד עם חוזה ההעסקה.
מבחינת ניהול תהליכים בארגון – עובד שמבקש לצאת לחופשה ארוכה, ואין לזכותו מספיק ימים – המערכת צריכה להתריע על כך מבעוד מועד (בשלב מילוי הבקשה במערכת) ולא לאפשר אישור החופשה – מפני שמציאות זו עדיין לא התרחשה.

ההבדל הרעיוני בין שני סוגי הדיווח האלה הוא מהותי. כפי שנכתב במאמר על הפקת דו"חות, לא ניתן להסיק מסקנות ממידע שלא קיים.
במערכת מידע שבה יש דיווח על נוכחות וגם על העדרות, ההעדפה היא לקלוט את הדיווח ולאמת (גם לעמת…) את הנתונים במקרה של סתירה אפשרית.

נסתכל על דוגמא מתחום הלוגיסיטיקה – סביר שלא ניתן לפתוח הזמנה לפריט שלא נמצא בתחום התפעולי של המחסן או העסק (נניח שמדובר במנהל מחסן מזון המבקש אספקה של מסמרים וברגים), אולם בספירת מלאי רצוי שתהיה אפשרות לרשום כל דבר שמצא במחסן, גם דברים שלכאורה לא אמורים כלל להיות בו – זו אחת הדרכים לאתר פריטים שנופקו בטעות למחסן הלא נכון.
במקרה הזה, בשלב ניתוח המערכת, צריך היה לשאול האם לאפשר קליטה של פריטים שלא הוזמנו, ולהתריע על כך לקולט ולמנפק, או למנוע את קליטץ האספקה לפני הגעתה למחסן. התשובה תלויה בתהליך עצמו – אם הקליטה למחסן מתבצעת לאחר שהסחורה נפרקה מהמשאית, ונהג המשאית כבר מזמן נמצא במשימה אחרת – נכון יהיה לרשום את קליטת הסחורה ולאפשר מעקב ובקרה, אם ניתן לעצור את תהליך הפריקה ולהחזיר את הסחורה לספק – כנראה שזה יהיה הטיפול המהיר יותר, לטובת כל הצדדים – במיוחד הלקוח שמצפה לקבל את המשלוח הזה.

עבור הדוגמא האחרונה אפשר להשתמש בהמחשה מציאותית – דברי דואר רשום – כל מרכז או סניף דואר מבצע תיעוד של דברי הדואר הרשום שעוברים דרכו, נשלחים ומתקבלים, גם אם הגיעו בטעות.
תיעוד זה מאפשר כמובן לבצע מעקב על הדואר הן על-ידי השולח והן על-ידי המקבל (הממתין לחבילה של גאדג'טים מסין…), אבל התועלת האמיתית היא היכולת לאתר ניתוב שגוי של דברי הדואר שהגיע למדינת אילינוי (ארה"ב) במקום לישראל, שתיהן מסומנות באותיות IL.

כללי אצבע והמלצות

ניתוח מערכות מקצוע הוא מקצוע שיש בו הרבה החלטות מבוססות הגיון, חלקן הגדול הוא פשוט להפעיל את השכל הישר (Common Sense), אך צריך להיות גם שחקן שח-מט, ולחשוב כמה צעדים קדימה, תוך התחשבות מלאה בצד השני – המשתמש. לחשוב ולתכנן כיצד להוביל אותו לבצע את הפעולה הנכונה, במינימום טעויות, ולהביא את התועלת המירבית לארגון.

ההחלטה האם המחשב הוא שוטר היא החלטה שהארגון צריך לקבל עפ"י המלצות מנתחי המערכות, המחיר של קיום מידע שגוי עלול להיות משמעות נמוך יותר מאשר אי קיום המידע כלל, ולכן הנטיה היא לאפשר קליטת מידע, גם שגוי, כשמידע זה הוא תעוד המציאות.

ההמלצה הראשונה – לא למהר ולהגדיר מזהה חד-ערכי ("מפתח ראשי") שיגרום לנו לאיבוד מידע: כשמקימים מאגר לקוחות, או רשימת תפוצה, רצוי לאפשר כפילות של מספרי טלפון או כתובות דוא"ל ולא להשתמש בנתון זה כמזהה חד-ערכי, מהסיבה הפשוטה שייתכן ששני אנשים שונים משתמשים באותה כתובת דוא"ל ואותו מספר טלפון (בעל ואשה, הורה וילד…).

ההמלצה השניה – למנוע הזנת ערכים "לא תקינים" בטפסי יצירת קשר או פתיחת פניה: לא לאפשר אותיות בשדה מספר הטלפון, לחייב הזנת שם פרטי שלא כולל ספרות או מספיק ארוך ("א" זה לא שם פרטי!) וכדומה.

ההמלצה השלישית – לתת לשלשה אנשים לעשות מבחן שפיות להחלטות שקיבלתם – אדם מבוגר, אדם שסולד ממחשבים וילד קטן (כיתה א'/ב'), סביר להניח שאם אתם מנתחי מערכות – לפחות אחד משלות האנשים שתבחרו חושב בצורה שונה מכם, ועשוי לפתוח חלון הזדמנויות שאולי לא ראיתם.

פלפל חריף

אי אפשר לסיים בלי משהו פיקנטי – תאריך לידה.
מרבית המערכות היום מאפשרות להזין תאריך לידה כבחירה מתוך לוח שנה, חלק גדול מהן מאפשר להזין גם ידנית. כנראה שאין אף מערכת שמכבדת את עצמה ואת מנתחיה, המאפשרת להזין תאריך לא חוקי (30 בפברואר למשל).

אז מה עושים עם כל העולים ממדינות שבהן לא היה רישום מסודר, והדבר היחיד שהסבתא זוכרת זה שאמרו לה שהיא נולדה אחרי פסח?

בכל המקומות שבהם החליטו לרשום תאריך תקין (לכאורה מדויק, אבל מבוסס על ניחוש) – מאבדים את המידע שזהו תאריך מקורב, עם הזמן, מתחילים להתייחס לתאריך כעובדה שלא ניתנת לערעור.
ישנן מערכות שמאפשרות לרשום תאריך לידה חלקי (רק שנה, או רק שנה וחודש) או תאריך לידה מקורב, על-ידי רישום הנתון בשדה אחר, גמיש יותר מאשר תאריך תקני, שמאפשר שימוש בו כנתון מקורב. מערכת אחת כזו היא Geni.com, שבה אני, ורבים אחרים, מנהלים את אילן היוחסין שלהם. המערכת מיועדת לאיסוף שבבי מידע במטרה להקים אילן יוחסין עולמי. ניתן לרשום בה גם מידע תאריכי כמו "בין 12 בדצמבר 1672 ל-פברואר 1673", המידע לא נשמר כמלל, אלא כנתון שאפשר לבצע איתו חישובי גיל מקורב, בדיקות סבירות על תקופת חיים, תאריך הורות ועוד. במקרה זה, הדרך בה המידע נרשם מסייע להגשמת המטרה של הארגון – התאמות רבות ככל האפשר בין אנשים באילן היוחסין.