מאגרי מידע ואנחנו – פרק שלישי

בפרקים הקודמים דיברתי על מאגרי מידע ברמה המופשטת, ועל מאגרי מידע שאנחנו מופיעים בהם, אך הם אינם בשליטתנו.
הפעם אני רוצה לדבר על מאגרי המידע הקטנים שאנחנו מנהלים, כאשר חלקנו בכלל לא חושבים עליהם כמאגרי מידע.

המאגר הראשון, הפשוט, הכל-כך מובן מאליו שנעסוק בו הוא כמובן ספר הטלפונים בסלולרי שלנו.
כן, רשימת אנשי הקשר שלנו היא מאגר מידע!
זה לא חייב להיות סמארטפון שבו לכל איש קשר יש תמונה, כתובת דוא"ל, וואטס-אפ ושאר ירקות, מספיק שיש שם ומספר טלפון.
מספיק? בערך…
הבה נתחיל עם רשימת אנשי קשר פשוטה במיוחד – שם ומספר טלפון.
(אני אמשיך לקרוא לזה "רשימת אנשי קשר" כי "אלפון" עושה לי קונוטציות אחרות)

נסו להיזכר האם ברשימת אנשי הקשר שלכם יש "אבי", "אבי נייד", "אבי בית", "אבי חדש", "אבי א", אבי אינסט", "אבי הזגג" ועוד הרבה "אבי"-ים נוספים.

אם כן – אתם לא במיעוט.

אני דווקא כן במיעוט.
כשקיבלתי את הטלפון הנייד הראשון שלי, החלטתי שרשימת אנשי הקשר שלי תקבל יחס של מאגר מידע לכל דבר.
זו הסיבה שאצלי השמות מסודרים לפי סדר ה-"א-ב" של שם המשפחה ואח"כ השם הפרטי. ברשימת אנשי הקשר שלי אין רשומות כפולות, אין "אבי המסגר" ו"אבי (מסגריה)", בעלי מקצוע שנמצאים אצלי ברשימה בגלל המקצוע מאוחסנים כך ששם המקצוע מופיע בשדה היעודי ולא בשם המשפחה…
היום בסמארטפון זה פשוט, כי יש שדה נפרד לשם המשפחה, לשם הפרטי ואפילו לשם העסק. אבל זה היה כך גם לפני שרכשתי סמארטפון, "אבי המסגר" היה שמור אצלי כ"_מסגר אבי", הקו התחתון היה קדומת של כל הרשומות שהן לא שם משפחה. השינוי המשמעותי מאז שיש לי סמארטפון הוא שיש שדה נפרד לכל סוג טלפון – בית, עבודה, נייד ואפילו שדות חופשיים לכל מה שנרצה
בסופו של דבר, זה לא רק עניין של סדר (למי שלא קרא את שיטת הבלגן המצליח, או קרא ושכח – אני לא חסיד גדול של סדר, אלא אם כן זה קשור למידע) זה עניין של תחזוקה נכונה של מאגר מידע.
אני מניח שהבנתם את הכיוון…

דוגמא נוספת – הכלי שבו שאתם משתמשים לקרוא ולכתוב הודעות דוא"ל, בין אם זה ג'ימייל, אאוטלוק, אאוטלוק אקספרס, ת'אנדרבירד או כל תוכנה אחרת – יש בו את "ספר הכתובות" (מה לעשות, זה התרגום הנפוץ והמקובל של AddressBook בעברית), זהו מאגר מידע שבו מאוחסנים הפרטים של הגורמים ששלחו לכם דוא"ל, או אתם שלחתם להם. כנראה שחלקכם כלל יודע מה כמות המידע שנשמרת על כל "איש קשר", אני ממליץ שבהזדמנות הקרובה שאתם שולחים דוא"ל, להצביע עם סמן העכבר על הנמען שבחרתם, ללחוץ על המקש הימני אם זה אאוטלוק או להמתין כמה שניות אם זה ג'ימייל, ולעיין בפרטים שיש אודותיו.

עכשיו קצת תיאוריה – ההבדל המהותי, לדעתי, בין "דף קשר" – הרשימה שמפיצה המורה ובה רשומים הטלפונים, הכתובת וכתובת הדוא"ל של הורי ילדי הכיתה (כן, כן, הרשימה שתלויה על המקרר…), לבין אותם פרטים בדיוק, כשהם מאוחסנים במאגר מידע, הוא היכולת לבצע אחזור מותאם אישית – "שאילתא" או "דו"ח" בשפת אנשי המידע.

תשאלו, איזה דו"ח כבר צריך להפיק מהמידע שבדף הקשר?
פשוט מאוד – אם לדוגמא, רוצים להזמין רק את הבנות (או רק את הבנים) למסיבת יום-הולדת, וזה קורה בשלב מסוים, אז אותם נתונים, כשהם מאוחסנים במאגר מידע במחשב, אפילו אם זה סתם קובץ אקסל, ניתנים בקלות לחיתוך לפי כל נתון שנרצה.
זה לא חייב להיות ארוע כמו מסיבת יום הולדת, זה יכול להיות "הבנים שבחוג כדורסל" או "סבב הורים להסעה לבריכה"

כשרשימת אנשי הקשר מסודרת באופן אחיד, ומכילה רשומה אחת, בלי כפילויות, מאוד קל למצוא את מה שמחפשים וכשצריך – לעדכן את מה שרלוונטי. גם ברשימות הקטנות האלה שלנו, איכות המידע מאפשרת לנו לנצל טוב יותר את הזמן, הטלפון (או העצבים…)

נעזוב את רשימות התפוצה למינהן, ונדבר על התמונות שצילמנו ושמורות על המחשב. אם התמונות שמורות בתיקיות (או חו"ח בתיקיה אחת…) ולא מתויגות ומקוטלגות, זה לא מאגר מידע, אלא סתם מחסן, אך מי שטרח לעבור על התמונות, לתייג אותן (טיול, בר-מצווה, ל"ג בעומר…), ולהשתמש בתוכנה כלשהי, מקומית או אינטרנטית, לניהול התמונות, הפך את מחסן התמונות שלו למאגר מידע, שכולל נתונים רבים.
המצלמות הדיגיטליות שומרות בקובץ שנוצר בכל צילום, את התאריך והשעה, מידע לגבי הצילום עצמו – מהירות, צמצם, סוג מצלמה, סוג עדשה ועוד, חלק מהמצלמות מצוידות ב- GPS שמאפשר שמירה גם של המיקום בו צולמה התמונה, כל המידע הזה, אם הוא נשמר נכון, מאפשר לשלוף את כל התמונות שמופיע בהן חתול, צולמו בבוקר, באיזור ירושלים (אם זה מה מחפשים באותו רגע)

זה השלב שבו אני מצפה לשמוע "גלינג" של האסימון שנופל. שתי הדוגמאות שהבאתי אמורות להוביל אותנו לתובנה שכל אוסף של פריטי מידע, אותו נשמור בצורה נכונה, יאפשר לנו לשלוף את המידע במועד מאוחר יותר, לפי כל מיני חתכים שנרצה.

את רשימת המוזמנים לחתונה שלי, כמו-גם רשימת המוזמנים למסיבת הולדת הבת ומסיבת הברית של הבן, ניהלתי כמאגר מידע. לכל מוזמן רשמתי את שם המשפחה, השם הפרטי, יחס הקירבה (צד שלי, צד שלה, חברים, עבודה, צבא…), כמות מוזמנים, כתובת, טלפון, אופן מסירה ואישור הגעה.

כל הנתונים הללו, שעברו כמה וכמה סבבי עדכון ואשרור, סייעו לנו בחלוקת ההזמנות ווידוא הגעה, גם בהכנת סדר השולחנות ושמירת רזרבה וגם כדי שנוכל לאחר הארוע לשלוח "תודה" למי שהגיע.
אותם נתונים שנאספו לרשימת המוזמנים לחתונה, היוו בסיס לרשימת המוזמנים לארועים הבאים.

גם בשלב שבו חיפשתי עבודה כשכיר, ניהלתי רישום של כל מי ששלחתי לו קורות חיים, היה לי רישום של התאריך, פירוט המשרה, המקור של מודעת הדרושים, שם הקובץ שנשלח, מתי ומי יצר איתי קשר. באופן זה היה לי קל לבצע מעקב אחר כל המשרות שהתעניינתי בהן.

טרחני? אולי… אלא שזה היה כל-כך בקלות שלא ייחסתי לזה חשבות, עד כתיבת פוסט זה.

אם גם לכם יש רשימות של דברים שעד עכשיו לא חשבתם עליהם מנקודת מבט של מאגרי מידע, אני מקווה שפתחתי אשנב שמאפשר לכם לחשוב על הדברים הללו בצורה אחרת.

אם הדברים שאני כותב מעניינים אתכם, ואתם רוצים לקבל אותם ישירות לדוא"ל שלכם, אנא הרשמו לעדכונים בדוא"ל (במשבצת שבצד שמאל ←), וכמובן – אשמח אם תשתפו גם את חבריכם.